Introduction
Le KYS (Know Your Supplier) est un principe essentiel à prendre en considération lorsqu’on parle de processus achat, de chaîne d’approvisionnement ou de gestion des fournisseurs.
Ce principe fait écho au terme plus répandu de KYC (Know Your Customer) et revêt une importance capitale pour garantir la transparence et la fiabilité des opérations commerciales.
Le KYS, tout comme le KYC, consiste à collecter, vérifier et surveiller les informations relatives aux fournisseurs. Cette pratique est essentielle pour réduire les risques associés à la chaîne d'approvisionnement et les risques et financiers, assurer la conformité réglementaire et protéger la réputation de l'entreprise.
Dans cet article, nous nous pencherons sur le concept du KYS. Nous aborderons ses avantages pour votre entreprise et nous vous fournirons un guide complet pour une mise en place efficace dans votre organisation.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est essentiel de comprendre et de mettre en œuvre le KYS. Cela peut faire la différence entre le succès et les difficultés dans la gestion de votre chaîne d'approvisionnement. Suivez-nous pour découvrir comment intégrer cette pratique stratégique dans votre structure organisationnelle.
Comprendre le KYS (Know Your Supplier) : définition et objectifs
Le KYS, ou "Know Your Supplier" en anglais, est une pratique visant à mieux connaître ses fournisseurs afin d'assurer la transparence et la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement.
En d'autres termes, il s'agit de collecter, de vérifier et de surveiller les informations relatives aux fournisseurs pour réduire les risques opérationnels et financiers, ainsi que pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
Le KYS répond à trois objectifs principaux :
- Se protéger contre les risques opérationnels et financiers tels que les retards de livraison, les défaillances de qualité, les pratiques commerciales douteuses, et bien sûr la fraude au faux fournisseur qui touche près d’une entreprise sur trois chaque année.
- Obligations légales et réglementaires. Pour certaines entreprises, le KYS est avant tout une obligation légale. Ces obligations légales incitent les entreprises à intégrer le KYS dans leur stratégie de gestion des fournisseurs pour se conformer aux normes en vigueur et éviter les sanctions potentielles.
En France, deux textes principaux imposent ces obligations :- La loi "Sapin II" (loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016) exige des entreprises de plus de 500 salariés et d'un chiffre d'affaires supérieur ou égal à 100 millions d'euros de se conformer à des normes strictes de transparence et de lutte contre la corruption
- La loi sur le devoir de vigilance (loi n°2017-399 du 27 mars 2017) concerne les grandes entreprises qui emploient un nombre important de salariés en France ou dans le monde. Elle impose la mise en place de plans de vigilance pour prévenir les risques sociaux, environnementaux et de gouvernance.
- Protéger la réputation de l'entreprise en évitant les partenariats avec des fournisseurs peu fiables ou peu éthiques, ce qui pourrait nuire à l'image de marque et à la confiance des clients.
En comprenant pleinement le KYS et ses objectifs, les entreprises peuvent mettre en place des processus efficaces de collecte et de gestion des informations sur leurs fournisseurs, renforçant ainsi leur position concurrentielle et leur durabilité à long terme.
Les avantages du KYS pour les entreprises
Le KYS (Know Your Supplier) offre de nombreux avantages et bénéfices pour les entreprises qui décident de l'adopter dans leur stratégie de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Tout d'abord, le KYS permet aux entreprises de mieux évaluer et de réduire les risques liés à leurs fournisseurs. En collectant des informations détaillées sur les fournisseurs potentiels, telles que leur historique de performances, leur situation financière et leur réputation sur le marché, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées et éviter les partenariats risqués susceptibles de compromettre leur activité.
Ensuite, le KYS contribue à renforcer la conformité réglementaire des entreprises. En s'assurant que leurs fournisseurs respectent les normes légales et les exigences sectorielles en matière de qualité, de sécurité et d'éthique, les entreprises réduisent les risques juridiques et réglementaires associés à leur activité.
De plus, le KYS améliore la transparence et la traçabilité de la chaîne d'approvisionnement, ce qui est de plus en plus important pour répondre aux attentes des consommateurs et des parties prenantes en matière de responsabilité sociale des entreprises et de durabilité.
Enfin, le KYS renforce la confiance et la crédibilité de l'entreprise auprès de ses clients, de ses partenaires commerciaux et des investisseurs. En démontrant un engagement envers des pratiques commerciales éthiques et responsables, les entreprises peuvent se démarquer sur le marché et fidéliser leur clientèle.
En résumé, le KYS offre aux entreprises un ensemble d'avantages significatifs, allant de la réduction des risques opérationnels à l'amélioration de leur réputation et de leur position concurrentielle sur le marché.
Mise en place efficace du KYS dans votre entreprise
La mise en place du KYS (Know Your Supplier) dans votre entreprise nécessite une approche méthodique et réfléchie. Voici trois étapes essentielles pour intégrer cette pratique de manière efficace dans votre stratégie de gestion de la chaîne d'approvisionnement :
1. Évaluation des besoins et des objectifs :
La première étape consiste à évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de KYS.
Identifiez les risques potentiels auxquels votre chaîne d'approvisionnement est exposée, les exigences réglementaires pertinentes et les attentes des parties prenantes.
Définissez ensuite des objectifs clairs et mesurables pour la mise en œuvre du KYS, en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes opérationnelles.
2. Sélection des fournisseurs et collecte des informations :
Une fois les besoins et les objectifs définis, passez à la sélection des fournisseurs et à la collecte des informations nécessaires pour évaluer leur fiabilité et leur conformité.
Établissez des critères de sélection clairs en fonction des risques identifiés, tels que la solidité financière, les antécédents de performance, les certifications et les politiques de responsabilité sociale des entreprises.Il est également crucial de vérifier que le fournisseur n’a pas falsifié certains documents comme son KBIS ou son RIB, notamment pour vous protéger contre la fraude au faux fournisseur et la fraude au virement qui touchent de plus en plus d’entreprises chaque année.
Utilisez des outils et des technologies appropriés pour recueillir et analyser les informations sur vos fournisseurs de manière efficace et efficiente. Notre solution Ibantrack peut notamment vous aider sur la partie contrôle du RIB.
3. Mise en œuvre des procédures de vérification et de surveillance :
Une fois les fournisseurs sélectionnés, mettez en place des procédures de vérification et de surveillance pour assurer leur conformité continue et leur performance.
Cela peut inclure des vérifications approfondies des antécédents, des évaluations périodiques de la qualité et des performances, ainsi que des mécanismes de signalement et de gestion des problèmes potentiels.
Impliquez toutes les parties prenantes concernées, y compris les fournisseurs eux-mêmes, dans le processus de mise en œuvre pour garantir son efficacité et son acceptation.
En suivant ces étapes essentielles, vous serez en mesure de mettre en place le KYS de manière efficace dans votre entreprise, renforçant ainsi la transparence, la sécurité et la fiabilité de votre chaîne d'approvisionnement.
Conclusion
En conclusion, le KYS (Know Your Supplier) représente un pilier fondamental de la gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement pour les entreprises. En comprenant pleinement les avantages et les bénéfices du KYS, ainsi que les étapes essentielles pour sa mise en place, les entreprises peuvent renforcer leur transparence, leur sécurité et leur fiabilité opérationnelle.
La pratique du KYS offre aux entreprises la possibilité d'identifier et de réduire les risques liés à leurs fournisseurs, de se conformer aux réglementations en vigueur et de renforcer leur réputation sur le marché. En adoptant une approche méthodique et réfléchie, les entreprises peuvent intégrer le KYS de manière efficace dans leur stratégie de gestion de la chaîne d'approvisionnement, améliorant ainsi leur position concurrentielle et leur durabilité à long terme.
Pour mettre en œuvre avec succès le KYS dans votre entreprise, commencez par évaluer vos besoins et vos objectifs spécifiques, puis passez à la sélection des fournisseurs et à la collecte des informations nécessaires. Enfin, mettez en place des procédures de vérification et de surveillance pour assurer la conformité continue et la performance de vos fournisseurs.
Ensemble, ces efforts contribueront à renforcer la confiance et la crédibilité de votre entreprise, tout en réduisant les risques opérationnels et financiers associés à votre chaîne d'approvisionnement. N'attendez pas : intégrez dès aujourd'hui le KYS dans votre stratégie commerciale pour sécuriser votre chaîne d'approvisionnement et assurer la pérennité de votre entreprise.
Pour aller plus loin dans la compréhension du processus KYS, consultez notre article "Vérification des fournisseurs, processus KYS : trois erreurs à ne pas commettre et trois bonnes pratiques à mettre en place". Vous y découvrirez les erreurs courantes à éviter et des conseils pratiques pouvant être activés rapidement dans votre entreprise.
